E-pos, as gevolg van die groot aantal voordele bo papierbriewe, het lank reeds een van die hooftipes kommunikasie geword. Soos baie ander tegnologiese innovasies, het hierdie tipe kommunikasie egter sy eie reëls. Ten spyte van die feit dat kommunikasie via internetpos 'n integrale deel van baie lewensareas geword het, sal die meeste gebruikers nie die vraag kan beantwoord wat die komponente van 'n e-pos is nie.
E-posstruktuur vanuit die gebruiker se oogpunt
E-posboodskappe is beide soortgelyk en verskil baie van papierbriewe wat aan die ouer generasie bekend is. Maar ongeag die e-posdiens, die e-posstruktuur is altyd dieselfde. Kom ons lys die komponente van 'n e-pos, en beskryf elkeen kortliks:
- Veld "Aan". Hierdie veld bevat die ontvanger se adres. As daar veelvuldige ontvangers is, skei hulle met 'n kommapunt.
- Die "Subject"-veld. In baie posdienste word dit as verpligtend beskou. En dit sal makliker wees vir gebruikers om die brief te vind as die onderwerp korrek daarin aangedui is.
- Die liggaam van die brief. Die liggaam van die e-pos bevat die hoofteks.
Versteekte e-poskomponente
Ons het na die sigbare struktuur van die brief gekyk. Maar benewens elemente wat met die blote oog sigbaar is, kan die volgende velde ook aan die komponente van 'n e-pos toegeskryf word:
- van wie (hierdie veld word outomaties ingevul);
- kopie (bykomend tot die hoofgeadresseerde word 'n afskrif van die brief aan iemand anders gestuur);
- blinde kopie (gebruik as 'n afskrif van die brief gestuur moet word sonder om die hoofgeadresseerde in kennis te stel);
- aanhangsels.
E-poskomponente vanuit 'n tegniese oogpunt
Vanuit 'n tegniese oogpunt sluit enige e-pos ook die volgende komponente in:
- Opskrifte, of, soos dit ook genoem word, koeverte van die SMTP-protokol. Hierdie opskrifte mag of mag nie in die liggaam van die e-pos ingesluit word nie. Dit wil sê, 'n situasie is moontlik wanneer die posbediener meer inligting het as wat in die boodskapliggaam aangedui word. Die opskrif bevat die adresse van die sender, ontvangers en die adres van die gasheer wat stuur.
- Die boodskap self, wat in die taal van SMTP-protokolle isData genoem. Dit word op sy beurt onderverdeel in:
- kopskrif van die brief - na analogie van papierpos, bevat dit data oor die posbedieners waardeur die brief gegaan het, en ander inligting;
- die liggaam van die brief - die teks van die brief self.
E-posstruktuur vir besigheidskorrespondensie
As ons tot dusver oor die struktuur van 'n e-pos uit 'n tegniese oogpunt gepraat het, kom ons kyk nou na die elemente van 'n goedgeskrewe e-pos vir besigheidskorrespondensie, want elke maatskappy wat self respekteer, probeer daaraan voldoen met algemeen aanvaarde standaarde van kommunikasie.
Alhoewel daar 'n groot aantal verskillende klassifikasies van elektroniese boodskappe is, word hulle volgens die ontwerpstruktuur in twee groepe verdeel. Die eerste groep is kommunikasiebriewe, dit word in die loop van werk gebruik. Die tweede is briewe van ooreenkoms: boodskappe wat die vergadering opsom, die sperdatums vir die voltooiing van werk aandui en ander belangrike aspekte om die aksies wat van elk van die partye vereis word, duidelik te maak.
Kom ons lys die komponente van elke tipe e-pos afsonderlik.
Briefkommunikasie
Die struktuur daarvan moet die volgende insluit:
- Die onderwerp van die e-pos. In hierdie veld is dit die beste om presies aan te dui wat jy van die gasheer verwag, soos om ooreen te kom oor 'n ontmoetingstyd, 'n lys kwessies om te oorweeg, ensovoorts.
- Groete. Selfs as die brief beplan word om aan verskeie mense gestuur te word,die etiek van besigheidskommunikasie impliseer die verpligte groet van geadresseerdes.
- Boodskapinhoud. Die werklike teks van die e-pos, wat die versoek so spesifiek as moontlik beskryf.
- Korporatiewe handtekening. 'n Punt wat baie mense vergeet. 'n Korrek saamgestelde handtekeningsjabloon sluit die volle naam en posisie van die skrywer, sy kontakinligting (foonnommer, skakels na die maatskappy se webwerf, e-pos, ens.) in. Die handtekening kan verskil na gelang van die reëls en regulasies wat deur die organisasie aanvaar is.
- Veld "To" en "Cc". Hulle word laaste gelys vir 'n rede - deur hulle laaste in te vul, sal jy die moontlikheid uitsluit om 'n onvoltooide of ongeverifieerde boodskap te stuur.
Brief van ooreenkoms
Soos hierbo genoem, word hierdie tipe elektroniese boodskap gebruik om die resultate van die vergadering op te som, die aksieplan vir elke kant aan te dui en spertye vas te stel. Sulke briewe is 'n soort "protokol" van vergaderings en laat jou toe om inligting gerieflik te struktureer. 'n Brief van hierdie tipe word volgens die plan gebou:
- Groete. As die aantal deelnemers aan die vergadering wat in die brief opgesom is, klein was, kan jy almal op naam lys of 'n algemene tipe groet gebruik.
- Herhaal die doel van die vergadering, waarvan die resultate in die brief opgesom word.
- Lys van kwessies wat tydens die vergadering bespreek is. Vir elke uitgawe word die ooreenkomste, besluite en sperdatums vir implementering aangedui.
- Lys van kwessies wat nie dringende oplossing vereis nie, maar nie oor die hoof gesien moet word nie.
- Verklaar die mening van die vergaderingdeelnemers - word alles in ag geneem?
- Sjabloonhandtekening.
